Gestion de copropriété à Québec

– La tenue appropriée du registre de la copropriété;

– La préparation des documents relatifs à la convocation des assemblées du conseil d’administration et la rédaction du compte rendu;

– La réception et transmission pour traitement des demandes des copropriétaires au conseil d’administration;

– La transmission des décisions du Conseil d’administration aux copropriétaires ainsi qu’aux fournisseurs de services et aux tiers;

– La préparation des documents relatifs à la convocation et à la tenue des assemblées des copropriétaires (par exemple, un avis de convocation, ordre du jour, bilan, états des résultats, états de dettes et créances, budget annuel et registre des présences) et éventuellement l’ordre du jour complémentaire et les avis consécutifs;

– La préparation des documents pour les Assemblées annuelles ou spéciales des copropriétaires (art. 1087 C.c.Q.);

– La rédaction des procès-verbaux d’assemblée et leurs notifications;

– Le recrutement du personnel sous l’égide du conseil d’administration;

– Le suivi quant à la gestion de ce personnel ;

– Le suivi quant aux contrats nécessaires au fonctionnement et à la protection de l’immeuble et notamment les questions d’assurances (échéance et portée des garanties);
et de manière générale, le secrétariat de la copropriété.

– La tenue de la comptabilité courante;

– La préparation d’un rapport sur les revenus et dépenses relatifs à la situation de la trésorerie et à l’état des placements de la copropriété;

– La gestion des placements du fonds de prévoyance, dans des valeurs sûres;

– Le règlement des factures de la copropriété;

– Le règlement des paies des divers employés de la copropriété;

– La préparation des budgets prévisionnels (opérations courantes et fonds de prévoyance);

– La répartition des charges entre les différents propriétaires suivant les quotes-parts établies par la déclaration de copropriété et en conformité avec l’article 1064 du Code civil du Québec;

– La préparation des avis de cotisation (demande de paiement des charges communes auprès des copropriétaires);

– La perception des charges communes et ultimement leur mise en recouvrement;

– Le dépôt de toutes les sommes perçues, dans un compte de banque distinct au nom du syndicat et la gestion des comptes bancaires et des opérations courantes du syndicat;

– La préparation de la conciliation bancaire;

– La préparation au nom du Syndicat des documents nécessaires aux notaires et courtiers lors des transactions immobilières;

– Le dépôt des déclarations d’impôts annuelles de la copropriété;

– Le dépôt du rapport à la Commission des normes de la Santé et de la Sécurité au Travail (CSST).